問い合わせフォームを公開する前に、各項目を集める理由、必須か、いつ削除するか、誰が見るか、本人が開示や削除を求める方法を決めます。「同意する」のチェックだけでは未定義のデータ経路を安全にできません。
これは運用チェックであり、個別の法的助言ではありません。地域、利用者、業種、情報の種類に応じて専門家の確認が必要です。
項目ごとのデータマップ
| 項目 | 目的 | 必須性 | 保存終了 | 主な危険 |
|---|---|---|---|---|
| 氏名 | 会話相手の識別 | 省略・任意にできる場合あり | 問い合わせ完了後の定義期間 | 過剰な識別 |
| メール・電話 | 選んだ経路で返信 | 一方で足りる場合あり | 同上 | 無関係な広告利用 |
| 会社名 | 法人相談の振り分け | 多くは任意 | 同上 | 不要なプロファイル |
| 本文 | 要件の理解 | 必要だが自由入力に注意 | 同上 | 機微情報の入力 |
| 添付 | 必要資料の確認 | 正当な場合のみ | 短く明確な期間 | ID、秘密、悪性ファイル |
目的を説明できない項目は削除し、任意項目を明記します。一つの返信方法で足りるなら電話とメールを両方必須にしません。
送信前に見える場所で説明
収集主体、目的、項目、必須・任意、保存・削除、委託や国外移転、拒否した場合の結果、開示・訂正・削除・苦情方法を示します。詳細ポリシーへリンクしても、フォーム固有の判断を長い文書だけに隠しません。
韓国個人情報保護委員会の最新指針は、具体例を通じて個人情報の取扱いを適切かつ透明に示す方法を案内しています。対象地域の最新法令とガイドも別途確認してください。
問い合わせと広告を分ける
依頼への返信と将来の販促は異なる目的です。必要なら広告同意を別の任意項目にし、初期選択しません。本人が見た表示の版と選択を記録します。
実際の保存範囲を小さくする
- 通知メールへ本文を不必要に複製しない。
- 担当者だけがCRMとメールを閲覧する。
- 添付の種類と容量を制限する。
- 端末情報を過剰に保存しない。
- フォームDB、CRM、メール、バックアップ、委託先の削除経路を試す。
- 秘密情報や顧客データを解析イベントへ入れない。
四半期または仕組み変更時に、実際の入力項目、表示、委託先、受信者、削除処理を照合します。良い表示は、集める情報を最初から減らす設計で始まります。
NEXT PROJECT
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現在の状況と必要な成果を伺い、制作範囲と次のステップを先に整理します。